Vragen rond privacy

Hieronder volgt een lijst met vragen en antwoorden voor (potentiële) kandidaten i.v.m. de bescherming van hun privacy.

Vraag 1: Wat is het belang van de AVG (GDPR) in het kader van de sociale verkiezingen?

Als vakbond is het ABVV van nature begaan met de bescherming van de privacy van zijn leden. Deze kwestie is bijzonder belangrijk bij de sociale verkiezingen. Daarom geeft het ABVV je persoonsgegevens principieel nooit door, tenzij het absoluut noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Wat betekent dat concreet?

Als je gewoon lid bent, zal het ABVV deze informatie nooit doorgeven aan je werkgever of aan iemand anders, zelfs niet als die beweert jouw toestemming te hebben;
Indien je aangeeft dat je je kandidaat wenst te stellen, is deze informatie geheim en wordt deze niet doorgegeven aan derden buiten het ABVV;
Als je een kandidaat bent, wordt deze informatie zo laat mogelijk bekendgemaakt en alleen voor zover dat nodig is. Met andere woorden: aan je werkgever; aan de FOD Werkgelegenheid;

Welke persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de sociale verkiezingen?

Naast je vakbondslidmaatschap, verwerken we in het kader van de sociale verkiezingen enkel gegevens die je ons vrijwillig hebt meegedeeld n.a.v. je kandidatuur. Kort samengevat, gaat het om je precieze identiteit (naam, voornaam, enz.), het type activiteit (paritair comité, arbeider, bediende) en je werkgever.

Vraag 2: Voor welke doeleinden worden je persoonsgegevens verwerkt?

Deze gegevens worden verwerkt met het oog op het houden van sociale verkiezingen en de toepassing van de wet van 4 december 2007 betreffende de sociale verkiezingen, de wet van 20 september 1948 betreffende de organisatie van de economie en de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.

Vraag 3: Op welke wettelijke gronden worden je persoonsgegevens verwerkt?

Wanneer je je kandidaat stelt, geef je ons de toestemming om je gegevens te verzamelen en te analyseren, conform artikel 6, 1°, en 9, §2, a) van de AVG (GDPR).

Je gegevens worden dan verwerkt in overeenstemming met de wetgeving inzake sociale verkiezingen (zie vorig punt).

Vraag 4: Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard?

Er zijn twee mogelijke scenario's:

Als je kandidatuur niet werd erkend, verwijderen we je gegevens de dag na de sociale verkiezingen.
Als je kandidatuur werd erkend, bewaren we je gegevens tot 8 jaar na de sociale verkiezingen, zodat je gedekt bent door de bescherming waarin de wet voorziet voor kandidaten en afgevaardigden.

Vraag 5: Wie heeft toegang tot je persoonsgegevens en met wie delen we ze?

Als je kandidatuur niet is goedgekeurd, worden je gegevens niet gedeeld met derden buiten onze organisatie. Binnen het ABVV heeft je beroepscentrale ook toegang tot je gegevens.

Als je kandidatuur is goedgekeurd, zullen we deze gegevens alleen delen als we daartoe wettelijk verplicht zijn. Dat betekent:

met je werkgever;
met de FOD Werkgelegenheid

Vraag 6: Wat zijn je rechten met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens?

Je hebt de volgende rechten:

Je kunt je gegevens te allen tijde kosteloos raadplegen, wijzigen, overdragen of verwijderen (zolang je kandidatuur niet is goedgekeurd). Je kan ook bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens of deze verwerking beperken. Richt je verzoek aan de DPO via het e-mailadres dpo@abvv.be.
NB: Het kan zijn dat je wordt gevraagd aanvullende informatie te verstrekken of extra stappen te ondernemen om je identiteit en je recht op toegang tot de betreffende informatie te bewijzen.
Het recht om toegang te vragen tot je persoonsgegevens en om gratis een kopie te ontvangen;
Het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren tot het moment waarop je kandidatuur wordt goedgekeurd;
Het recht om persoonsgegevens te laten wissen. Dit recht is slechts in een beperkt aantal gevallen beschikbaar, voornamelijk wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld;
Via het recht om de verwerking van je gegevens te beperken, kan je de verwerking in 4 gevallen ‘bevriezen’:
- De juistheid van de gegevens wordt betwist.
- De verwerking is onwettig.
- De persoonsgegevens worden niet langer verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke, maar zijn noodzakelijk voor de uitoefening een recht in rechte.
- Indien het recht op bezwaar wordt uitgeoefend (zie hieronder).
Via het recht op bezwaar kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie;
Via het recht op gegevensoverdraagbaarheid kan je je persoonsgegevens opvragen en overdragen aan een andere operator;
Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, of ‘Privacycommissie’).

VRAAG 7: Kan een vakbond van de werkgever eisen dat hij een alternatief biedt voor uithangborden wanneer een "aanzienlijk" deel van de werknemers er zelden of nooit langskomt? Kan van de werkgever geëist worden dat hij ruimte op een intranet/interne homepage ter beschikking stelt voor communicatie m.b.t. de sociale verkiezingen en campagnevoering?

Als er binnen het bedrijf al een alternatief voor uithangborden bestaat (intranetpagina of -server, Whatsapp-discussiegroep, enz.), dan is er niets op tegen om dit te gebruiken om sociale verkiezingen te kunnen houden. De GDPR belet dit niet. Hoewel de tekst in principe verbiedt dat de werkgever het vakbondslidmaatschap van werknemers kent, belet hij de vakbond geenszins om de werknemers van het bedrijf op een algemene manier aan te spreken (bijvoorbeeld via een "globaal" adres dat alle e-mailadressen van de onderneming groepeert), waarbij het lidmaatschap geheim blijft. Aan de andere kant, als er geen alternatief is, kan er in dit opzicht niets geëist worden en moet er onderhandeld worden.

Voorzichtigheid is echter geboden, je moet eerst nagaan of er geen intern beleid is (arbeidsreglement, collectieve arbeidsovereenkomst, enz.) dat het gebruik van deze communicatiemiddelen en gedeelde ruimten regelt. En als zo'n beleid bestaat, zorg er dan voor dat je het naleeft.

Bovendien moeten bepaalde regels nageleefd worden, vooral als het gaat om communicatie met werknemers die geen lid zijn van het ABV: voorzie altijd de mogelijkheid dat de bestemmeling deze informatie niet meer ontvangt, wanneer de communicatie via e-mail verloopt, moet gepreciseerd worden dat de bestemmeling niet moet antwoorden aan de hele groep die het bericht ontvangen heeft, enz.

Vraag 8: Kan deze campagne met behulp van een platform zoals MS Teams gevoerd worden?

In principe is het toegestaan om Teams (of een andere buroticatool) te gebruiken om de campagne te voeren. Maar net als op de werkvloer moet je extra voorzichtig zijn. Gesprekken via Teams kunnen opgenomen worden en de werkgever kan, ten minste in theorie, achterhalen wie aan deze vergaderingen deelnam. Dit simpele feit betekent echter niet dat je automatisch bent aangesloten bij deze vakbond en de werkgever kan dit niet weigeren.

Nogmaals, je moet vooraf verifiëren wat het beleid van je onderneming is met betrekking tot het gebruik van deze tools.

Bepaalde goede praktijken moeten in acht genomen worden (vink bijvoorbeeld de functie aanwezigheidsidentificatie uit als het een vergadering via Teams betreft). In dezelfde zin, als onderdeel van een globale communicatie, kan er bijvoorbeeld een QR-code aangemaakt worden die doorverwijst naar een intranetruimte of naar een groepsgesprek (denk eraan dat, voor deze tweede optie, het gesprek rekening zal houden met het telefoonnummer van de persoon, dus moet je ervoor zorgen dat de GDPR-vereiste gerespecteerd wordt en moet je opties bieden om het gesprek te verlaten).